Structuur en regels

1. Doelstelling

De doelstelling van het jeugdbestuur – verder afgekort tot JB – is tweeledig, te weten:

Een zo goed mogelijk opleiding geven in alle atletiekonderdelen, door middel van het organiseren van:

a) adviserende taak naar trainingscoördinatoren toe.
b) evenementen
c) sociale activiteiten die niet direct met de atletiek als sport te maken hebben. Denk bijvoorbeeld aan een jeugdkamp, sinterklaas- en/of kerstviering.

Het organiseren van evenementen om jeugd te interesseren voor de atletieksport en voor atletiekvereniging – afgekort av – HERA in het bijzonder.

2. Toepassingsgebied

Het JB richt zich op kinderen behorende tot de groepen:

Minipupillen 7 jaar of jonger;
Pupillen A t/m C van 8 tot en met 11 jaar;
Junioren D, C en B van 11 tot en met 16 jaar.

3. Samenstelling

De JB-leden worden benoemd door het bestuur.
De leden van het JB zijn minimaal 18 jaar oud
De leden zijn lid van HERA of hebben een raakvlak met HERA, door lidmaatschap van kind, ouder of partner.
Het JB bestaat uit tenminste 5 leden.
Het JB is breed samengesteld en bestaat tenminste uit: 1 voorzitter; 1 notulist, 1 vast bestuurslid; 1 ouder en 1 trainer.
Voor de functies, de functieomschrijvingen en de invulling van de functies van het JB wordt verwezen naar het Functie-overzicht jeugdbestuur.

4. Overleg

Het JB komt periodiek bijeen, circa 6 maal per jaar
Voorafgaand aan het overleg ontvangen de JB-leden een agenda, opgesteld door de voorzitter in overleg met de notulist.
Van het overleg worden notulen bijgehouden.
Uiterlijk 3 weken na het overleg ontvangen de JB-leden de notulen.
Het bestuur ontvangt de concept en de vastgestelde notulen ter kennisgeving, in de persoon van de secretaris van HERA.

5. Activiteitenplan

Het JB stelt jaarlijks een Activiteitenplan jeugdbestuur op waarin wordt aangegeven welke activiteiten zullen worden uitgevoerd, geplande datum van uitvoering, begrote kosten: gebaseerd op een vast bedrag per jeugdlid en aanspreekpunt per activiteit.
Het Activiteitenplan jeugdbestuur wordt ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd.
Het JB is gemachtigd de activiteiten binnen de goedgekeurde begroting uit te voeren.
Indien vóór uitvoering van een activiteit blijkt dat de begroting zal worden overschreden, vindt afstemming hierover plaats met het bestuur.
Indien een activiteit achteraf meer dan 20 % afwijkt van de begroting, ontvangt het bestuur een schriftelijk toelichting.

6. Uitvoering Activiteitenplan jeugdplan

Het JB draagt er zorg voor dat bij de activiteiten die zij organiseren, de benodigde begeleiding, materialen, middelen en methode, beschikbaar zijn.
Voor in ieder geval de jaarlijks terugkerende activiteiten wordt een draaiboek gemaakt voor overige activiteiten wordt dit aanbevolen.
Daarnaast kan het JB een bijdrage leveren aan activiteiten gericht op jeugd, die zij niet zelf organiseren. Hierbij kan gedacht worden aan gezamenlijk inschrijven voor wedstrijden en afreizen naar de wedstrijden.

7. Communicatie

Het JB draagt zorg voor een goede communicatie met de ouders van de jeugd.

Hierbij wordt onderscheid gemaakt in:
a) beleidsmatige zaken;
b) dagelijkse/algemene zaken.

Ad a) Communicatie over beleidsmatige zaken worden vóóraf met het bestuur afgestemd.
Ad b) Communicatie over dagelijkse/algemene zaken, hierbij ontvangt het secretariaat van het bestuur de berichtgeving ter kennisgeving.

De communicatie kan mondeling, schriftelijk, via de HERA-website of per e-mail, plaatsvinden.

Zie verder het Communicatiebeleid JB (Moet nog worden ontwikkeld.)

8. Nieuwe jeugdleden

Het JB organiseert evenementen om nieuwe jeugdleden te werven.
Denk bijvoorbeeld aan het (mede-)organiseren van een sportdag in samenwerking met een basisschool.
Het JB draagt er zorg voor dat jeugd die zich heeft aangemeld, wordt geïnformeerd over de activiteiten die door het JB zijn gepland.
Daarnaast ontvangt een nieuw jeugdlid, zo spoedig mogelijk de “Informatiegids av Hera”, waarin relevante informatie over het reilen en zeilen van de vereniging, is vastgelegd.
Het JB heeft een beleid opgesteld om er zorg voor te dragen dat nieuwe jeugdleden zich zo spoedig mogelijk opgenomen voelen in de trainingsgroep.
De uitvoeringstaak hiervan ligt grotendeels bij de trainer(s) van het jeugdlid.

9. Afstemming met bestuur

Het JB onderhoudt contact met het bestuur, middels deelname van een bestuurslid in het JB.
Daarnaast ontvangt het bestuur de concept en de vastgestelde notulen van het overleg.

10. Afstemming met trainers

Het JB heeft geen verantwoordelijkheden voor de trainingen en de trainingsinhoudelijke zaken. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de trainers en de trainingscoördinatoren.
Het JB heeft een adviesfunctie naar de trainingscoördinatoren.

11. Aanbevelingen en klachten

Aanbevelingen en/of klachten over het functioneren van het JB dienen schriftelijk te worden gericht aan de voorzitter van het jeugdbestuur.
Tenzij het disfunctioneren van de voorzitter zelf betreft, deze klacht richten aan het bestuur.
Aanbevelingen en/of klachten worden afgehandeld overeenkomstig de Regel afhandeling aanbevelingen en klachten. (Dient wellicht nog te worden opgesteld of maakt reeds onderdeel uit van het Huishoudelijk reglement van av HERA.)

12. Onvoorzien

Over alle zaken waarin deze regels over het functioneren van het JB niet is voorzien, maar wel een besluit over genomen dient te worden, vindt de besluitvorming plaats in overleg met het bestuur.